No dia-a-dia do varejo, as decisões de compras influenciam toda organização da Cadeia de Suprimentos, desempenho dos PDVs, e financeiro da empresa.
A gestão de compras é, portanto, uma atividade fundamental para o sucesso do negócio.
Por essa razão, para trazer bons resultados, ela deve ser realizada com muito cuidado.
No entanto, existem fatores que aumentam o grau de complexidade da gestão de compras no varejo: decidir entre fornecedores, mix de produtos, quantidades para cada SKU e os custos.
Ao mesmo tempo, também é preciso equilibrar os objetivos da empresa e os desejos dos consumidores.
Essas são apenas algumas das exigências dessa tarefa, que a tornam um desafio ainda maior.
Dito isso, é nítida a importância de um gerenciamento de alta qualidade, capaz de balancear todos esses aspectos.
Nesse artigo te explicamos o que você precisa fazer para alcançar o nível ideal de qualidade nessa atividade, e ter sucesso nas compras do seu varejo. Ensinamos o passo a passo, confira!
O que é gestão de compras?
A gestão de compras no varejo engloba uma série de atividades que culminam na aquisição de produtos para o suprimento dos estoques e gôndolas.
As estratégias características dessas atividades têm normalmente como objetivo central a redução de custos, de modo a aumentar as margens de lucro da empresa.
Logo, para conquistar esse objetivo e realizar boas compras, é fundamental dar foco às negociações com fornecedores, cultivando um bom relacionamento com esses parceiros.
Desenvolver relações estratégicas de longo prazo e introduzir políticas de mútuo benefício através do compartilhamento de dados, são práticas realizadas por gestores de alta performance.
Essas ações viabilizam melhores condições de preços e prazos, aumentando a lucratividade do negócio.
Assim, as negociações conduzidas favorecerem o varejista, bem como seus consumidores.
A busca pelo melhor custo-benefício deve orientar as ações dos profissionais de gestão de compras. Afinal, realizar boas compras resulta também na oferta de melhores preços aos clientes do varejo, gerando uma maior fidelização dos shoppers.
Desta forma, manter as lojas abastecidas com um mix atrativo, e garantir preços competitivos, são diferenciais que colocam o seu varejo à frente da concorrência.
Caso esse processo de compras não seja eficiente, as reações negativas podem trazer sérios prejuízos ao negócio.
Gestão de compras na prática
O início do gerenciamento de compras do varejo acontece no momento do planejamento. Quando feito corretamente, ele é preditivo, o que significa que irá antecipar proativamente qual será a demanda futura das lojas.
As decisões de compras devem ser tomadas de maneira organizada, para seguir com ciclo de compra dos produtos, e calculadas por métodos precisos e confiáveis, para não haver erros nas quantidades.
No pré-ciclo de compras, é preciso avaliar tanto o nível dos estoques, quanto o fluxo de vendas. A partir da análise desses dois fatores, é definida a quantidade a ser comprada.
Segundo a UNESP (Universidade Estadual Paulista), o ciclo de compras ocorre em 4 etapas:
- Receber e analisar requisições de compras;
- Selecionar fornecedores;
- Solicitar cotações;
- Determinar o preço certo.
Os pedidos de compras devem sempre ser colocados com base no que acontece no sell-out. Essa prática é fundamental na prevenção do excesso e ruptura de estoques.
Através do acompanhamento da performance de vendas de cada item, em cada loja, é definida a quantidade e a data ideal para solicitação de reabastecimento junto ao fornecedor.
Identificada a necessidade de aquisição de determinado item, o passo seguinte é avaliar se ele precisa ser comprado para suprir uma demanda de categoria, ou de marca. Explicamos melhor:
Demanda de categoria — na perspectiva de um shopper, existem itens escolhidos apenas pela melhor oportunidade de compra. Nesses casos, os consumidores são pouco fiéis à marca, e adquirem o produto somente avaliando preço.
Pela ótica do varejista, essa é uma demanda de categoria, pois a marca é pouco relevante para esses produtos.
Quando isso acontece, o comprador consulta dentre os fornecedores disponíveis, qual deles oferece o melhor orçamento para aquele pedido.
Demanda de marca — é aquela mais tradicional, onde o comprador busca diretamente pelo fornecedor específico que produz aquele produto, pois é a marca que está sendo demandada.
Em ambas situações, é preciso analisar dados básicos sobre o fornecedor como:
- Abertura para negociação de preços e condições de pagamento;
- Flexilidade para atender pedidos urgentes;
- Rapidez na entrega das mercadorias;
- Cumprimento dos prazos e quantidades acordadas.
Para conseguir avaliar todos esses critérios, é preciso ter acesso a dados em tempo real e indicadores que apresentem essas informações de maneira ágil e fácil.
Estar atento à esses fatores, e considerar as necessidades da Cadeia de Suprimentos na sua totalidade, é o que faz uma compra ser de alta qualidade.
Os profissionais dessa área devem atuar como verdadeiros gestores e utilizar dados para orientar suas decisões.
Sendo assim, a criação de processos padronizados que cruzem os dados do sell-out e do controle de estoques, e os unam a dados referentes ao desempenho dos fornecedores, torna as compras do varejo mais corporativas e assertivas.
Importância da gestão de compras
Um gerenciamento de compras bem-feito é quase que obrigatório para o sucesso do varejo. Isso porquê, estoque é custo para o negócio.
Portanto, um dos ganhos mais relevantes a serem mencionados, por ser percebido “no bolso” do varejista, é o maior controle sob o dinheiro investido em mercadorias, e a maior assertividade das compras.
Dessa forma, as gôndolas se mantém sempre suficientemente abastecidas, ao mesmo tempo em que se evita excesso de mercadoria em estoque.
Ao encontrar esse equilíbrio, o risco de ruptura de estoque diminui drasticamente.
Com isso, outro ganho proporcionado pelo bom gerenciamento de compras, é a melhora no relacionamento do varejo com o seu consumidor. Entenda o motivo:
Quando o shopper encontra um mix que o agrada, e tem suas necessidades atendidas em todas visitas às lojas, a tendência é que ele se torne fiel àquela rede de lojas, pois tem a garantia de que os produtos que deseja estarão sempre disponíveis.
Isso demonstra que, com estratégias bem definidas e um planejamento assertivo, é possível potencializar os resultados do varejo através de ações de engajamento com os consumidores, aumento das vendas e melhor fluxo de caixa.
3 dicas de ouro para uma gestão de compras de sucesso
1. Oriente suas decisões de compras a partir da demanda real das mercadorias:
Nunca tente “empurrar” produtos aos seus consumidores, acompanhe as vendas do seu varejo e forneça aos shoppers exatamente aquilo que eles buscam.
Forçar uma demanda inexistente expõe o seu varejo a riscos financeiros e de excesso de estoque.
Somado a isso, entenda que um mesmo item pode ter um comportamento de venda completamente diferente em cada loja. Portanto, analise a demanda ao nível SKU (item na loja).
Faça as compras conforme a necessidade de cada SKU, pois o perfil de compra dos shoppers também pode diferir conforme a localidade das lojas.
A gestão de compras está intimamente ligada com a previsão de vendas, neste artigo explicamos em detalhes como ter uma maior assertividade na antecipação da demanda futura.
2. Invista em tecnologia para auxiliar no gerenciamento de compras
Como foi possível notar, existem diversos fatores que precisam ser avaliados simultaneamente para conseguir realizar um bom gerenciamento de compras.
Quanto mais robusta for a operação em função de SKUs movimentados, quantidade de lojas e de CDs, ou ainda, carteira de fornecedores, mais complexa se torna a gestão.
Por essa razão, utilizar uma ferramenta que automatize o processo de compras poupa o tempo operacional dos profissionais encarregados dessa atividade, permitindo com que eles se dediquem às questões estratégicas.
Através de um sistema especialista, as informações ficam todas dispostas em um único lugar, possibilitando também a emissão de relatórios de performance com uma maior facilidade.
Assim, o gerenciamento se torna muito mais padronizado, eficaz e prático.
3. Acompanhe os resultados das ações feitas
Dados devem sempre ser a “estrela guia” de qualquer decisão dentro de uma organização.
Por isso, é preciso revisitá-los com regularidade para monitorar o desempenho das estratégias que estão sendo tomadas.
Nível de atendimento dos fornecedores, entrada e saída de produtos do CD e fluxo de vendas são alguns dos aspectos que requerem monitoramento contínuo.
Tenha sempre em mãos as informações mais atualizadas e seja responsivo para reestruturar estratégias caso os dados apontem algum erro no percurso.
Dessa forma, é possível identificar erros e evitar prejuízos ao negócio.
A gestão de compras é desafiadora, estar atento as demandas dos clientes, alinhar essas demandas ao que os fornecedores oferecem, tanto em relação a preço como a benefícios de produto, requer habilidades analíticas, além de conhecimento de mercado.
Contudo, ainda é necessário trabalhar com base em dados e informações confiáveis. Por isso, é indispensável o uso de um sistema especialista em gestão de demanda e abastecimento.
O software Indikatore SCM, tem objetivo de auxiliar o time de Supply Chain, garantindo que as compras sejam realizadas de forma ágil, com foco no que realmente é necessário para compor seus estoques.
Dessa forma, você atende com excelência as necessidades de seus clientes, em todas as visitas que eles fazem às suas lojas.
Sobre a Indikatore
A Indikatore é especialista em sistema de gestão de abastecimento, demanda e estoques.
O software Indikatore SCM, conta com módulos e funcionalidades que auxiliam em todas as etapas da Cadeia de Suprimentos e gestão de demanda.
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