Ter uma boa gestão de estoque é essencial para garantir o sucesso das operações no varejo e garantir que a ruptura, grande vilã dos varejistas, seja evitada.
Além de evitar a ruptura, uma boa gestão traz mais agilidade e está diretamente atrelada a satisfação e fidelização dos clientes.
O controle e gerenciamento de estoque são vitais para todos os tipos de negócios que lidam com produtos físicos, mas especialmente essenciais para os supermercados.
Organizar as tarefas de rotina em uma loja é um trabalho necessário para garantir que todo o processo funcione da melhor forma, trazendo resultados positivos ao negócio.
O estoque demanda um planejamento especial, que inclui organização de espaço físico na loja, criar estratégias de vendas por demanda ou sazonalidade, entre outras possibilidades que podem variar de acordo com o segmento e porte do negócio.
Manter o estoque organizado e atualizado ajuda a vender mais, e evita que sejam feitas compras desnecessárias com fornecedores. Uma operação bem estruturada impacta diretamente no consumidor final, e garantir que ele esteja satisfeito também garante que a empresa cresça cada vez mais.
O processo de gestão de estoque pode parecer complexo, e sabemos que não existe fórmula para isso. Porém, realizá-la seguindo alguns passos imprescindíveis e essenciais ajudam a melhorar a rotina de quem trabalha no varejo.
Pensando nisso, listamos 6 dicas para contribuir com a sua operação e melhorar a gestão de estoque. Continue lendo o artigo para saber mais!
Qual a importância de fazer a gestão de estoque?
Um negócio não faz o controle de estoque ou dá pouca importância para isso, pode ter grandes prejuízos. Afinal, ter um estoque equilibrado é um dos pilares que ajuda a trazer resultados positivos para a empresa.
Isso resulta em redução de custos e de perdas, aumento da satisfação e fidelização dos consumidores, entre outros pontos positivos.
A prática de controlar o estoque ajuda a fazer compras mais responsáveis, diminuindo a ruptura, além de evitar que produtos fiquem parados por muito tempo, o que ocasiona em perda de validade e avarias, por exemplo.
A importância de fazer a gestão de estoque está diretamente atrelada ao equilíbrio das compras, armazenagem e distribuição de produtos de forma correta. Isso garante que os consumidores encontrem o que buscam quando chegam às prateleiras, aumentando a vantagem competitiva do varejo.
Além disso, a empresa com uma gestão adequada de seu estoque, consegue equilibrar caixa mais facilmente, facilitando o pagamento de fornecedores e recebimento de mercadoria dentro dos prazos ideais.
Conheça alguns resultados que uma boa gestão de estoque proporciona:
- Estoque eficientes, com dados de vendas e previsões;
- Identificação do momento certo de fazer novos pedidos de compra;
- Otimização do Centro de Distribuição ou loja;
- Conseguir acompanhar as perdas e movimentação dos produtos;
- Saber como está a saúde do seu negócio;
- Ter mais capital de giro para fazer investimentos;
- Gerar relatórios completos;
- Acompanhar o fluxo de caixa.
Como fazer a gestão de estoque: dicas
Mesmo que pareça uma tarefa complexa, existem boas práticas que ajudam a tornar o processo de gestão de estoque mais simples e eficaz. Veja a seguir 6 dicas práticas para melhorar a gestão de estoque do seu negócio:
1) Tenha o controle do seu estoque sempre em mãos e um inventário confiável
O controle de estoque é importante pois, sem ele, existe grande possibilidade de ocorrer prejuízos ao negócio. Não contar com um registro do fluxo de mercadorias, impossibilita saber quando fazer a reposição dos produtos, além da empresa não conseguir contar com parâmetros para entender quais as necessidades dos seus clientes.
Além do controle diário de estoque, é necessário fazer um inventário. Ele consiste em fazer um balanço da quantidade de mercadorias em loja e precisa ser realizado pelo menos uma vez ao ano, pois confirma o panorama geral do estoque.
Mesmo que a empresa utilize sistemas automáticos de gestão, é importante fazer inventários de tempos em tempos. Desta forma, você terá certeza de que o número registrado no sistema é exatamente a quantidade que consta no estoque físico.
Isso porque, podem ocorrer erros de digitação e falta de baixa de estoque, por exemplo, o que leva a divergência nas informações.
Além disso, ao fazer a gestão correta do estoque, você poderá saberá:
- Quantos produtos estão sendo perdidos por avarias, fraudes, extravios, furtos ou mau acondicionamento;
- Quais produtos estão armazenados no estoque e não estão sendo expostos nas gôndolas;
- A quantidade de produtos vencidos ou que estão próximos da data de validade e precisam ser colocados em promoção;
- Identificar problemas com notas fiscais ou com registro de determinado produto no sistema;
- Analisar entrada e saída de produtos.
Com a relação de produtos em mãos, a empresa consegue ter soluções mais rápidas e eficientes para eventuais problemas que possam surgir.
2) Conheça o perfil do seu cliente
Quando um negócio conhece o perfil e as necessidades de seus clientes, sabe quais produtos ele busca, e consegue ofertar exatamente o que ele precisa.
Mapear informações como perfil da vizinhança, características da população local, faixa etária, perfil de compra, renda, faixa etária e outros fatores que influenciam no número de vendas e tipo de produto que tem mais saída, são essenciais para impulsionar o negócio.
Tudo isso ajuda a criar o perfil do consumidor, impactando na tarefa de determinar o mix de produtos de uma loja e ter dados de sell-out que mostram o comportamento dos shoppers.
3) Faça um planejamento
Quando o assunto é gestão, ter um planejamento de processos e ações torna-se essencial. Gerir um estoque de forma correta tem relação direta com planejar, já que só assim um negócio consegue estimar vendas e organizar o giro de estoque.
Para ajudar no planejamento, registre todas as movimentações do seu estoque. Crie um cadastro para cada item e atualize sempre que possível. Insira informações importantes como código do produto, data de entrada e saída, preço de compra e de venda e movimentações internas.
Para isso, envolva toda a equipe responsável por fazer a gestão de estoque, assim todos ficam a par das rotinas que devem ser executadas e inserem os dados no sistema.
Desta forma, você terá um panorama de quais produtos saem mais, entender em quanto tempo novas compras devem ser efetuadas e saber qual o nível mínimo de estoque é essencial para trabalhar com margem de segurança e evitar a ruptura.
Tudo isso impacta em ter um planejamento mais eficiente, já que a falta dele é um erro que coloca em risco o funcionamento do negócio, impactando inclusive na saúde financeira da empresa.
4) Mantenha o estoque organizado
O óbvio também precisa ser dito: uma gestão eficiente também passa pela organização do estoque! Ou seja, implementar um layout adequado para acondicionar cada produto de forma correta, além de possibilitar um melhor fluxo de mercadorias e diminuição da distância no transporte de entrada e saída de um produto é muito importante.
Quando falamos da organização das gôndolas, os produtos devem estar organizados de forma a induzir as vendas de mercadorias com maior margem de lucro, menor giro ou prazo de validade próximos de vencer.
Aqui, é necessário destacar que isso pode ser feito de forma mais eficiente quando a empresa utiliza estratégias de trade marketing em sua operação.
5) Acompanhe o desempenho dos produtos
Existem determinados produtos que têm mais saída devido a sua sazonalidade, enquanto outros a procura é baixa.
Isso pode ser percebido através do estudo geral do mercado (como venda de panetones no Natal, por exemplo) e por meio de pesquisas internas.
Acompanhar o desempenho dos produtos ajuda a evitar investimento de dinheiro e espaço, auxiliando a impedir estoques superiores ou muito inferiores ao que é realmente necessário.
O ideal é contar com uma coleta e análise diária dos dados, assim fica mais fácil identificar a necessidade de promoções, organização de kits (leve 3 e pague 2, por exemplo), para garantir a saída de produtos que precisam sair do estoque urgentemente.
Outro ponto é ter em mãos indicadores de desempenho como ferramentas para garantir uma boa gestão de estoque. É através dos KPIs que fica possível acompanhar o resultado dos processos e entender quais esforços estão sendo suficientes para alcançar determinado objetivo.
Veja a seguir alguns deles:
Giro de estoque: ajuda a identificar o tempo que determinado produto fica dentro do estoque, mostrando qual o prazo de reposição necessário.
Perdas, avarias e extravios: indicador importante que mostra a quantidade de ocorrências registradas em determinado período. Ele ajuda a identificar necessidade de treinamento, no caso de avarias, ou exigência de controle maior sobre saídas e prazo de validade dos produtos.
Índice de atendimento de pedidos: mostra quantos pedidos o estoque atual atende e aponta quantas vendas deixaram de ser realizadas em consequência de falhas.
6) Use a tecnologia a seu favor
Para centralizar todas as dicas anteriores, contar com um bom sistema de gestão de estoque é muito importante, tendo em vista que o volume de informações geradas diariamente no varejo é muito grande.
Até porque, procedimentos manuais tendem a tornar os processos demorados e mais suscetíveis a erros. Por isso, investir em sistemas de gestão ajuda a automatizar atividades e trazer mais agilidade para a rotina dos varejistas, além de reduzir custos e ter mais previsibilidade.
É através de um software de gestão que o negócio consegue reduzir o excesso de ruptura, gerar relatórios completos que ajudam na tomada de decisão e ainda visualizar o estoque em tempo real, entre outras funcionalidades.
Isto é, a tecnologia é uma grande aliada dos gestores de compras de supply chain das empresas varejistas.
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